Brenda Hazan's blog

Facilitando su crecimiento, ahorrandole tiempo y dinero

Buen Inicio – Bienvenido 2011

Posted by Brenda Hazan's blog en 03/01/2011

Hola querid@s lector@s,
Espero que hayan tenido un super buen inicio de año, renovad@s, con muchas pilas para empezar este 2011 y con los deseos de dar lo mejor de cada uno en cada situaciòn que se nos presente.  Creo que si todos hacemos lo mismo, tendremos un mejor paìs.
En vista de que recibì muchos comentarios del primer newsletter que escribì para mis amig@s, lo estoy copiando en este espacio de brendavirutal.  Espero lo disfruten!
¿Multitasking es ser productivo?
Fin de año, fecha en la cual estamos más ocupados que nunca.  Queremos terminar todo.  Desde pequeños hasta grandes proyectos que tendríamos que haber terminado el mes pasado, enviar saludos, planear el  menú de fin de año, hacer compras de reyes  haciendo uso de cuanta promoción aparece con las diferentes tarjetas.  En fin, nos sentimos abrumados o tal vez super productivos por hacer mil cosas a la vez.
Contamos con la ayuda de la tecnología, como los teléfonos inteligentes y netbooks,  con los cuales podemos hacer compras por internet mientras hablamos por teléfono.  Estamos en una reunión de trabajo y seguimos respondiendo mensajes, sin tener en cuenta que es una falta de respeto. Respondemos varios mensajes por el Messenger mientras hacemos una presentación, etc.
Parece que nos va bien con la multitarea, de hecho es una característica requerida a las secretarias.  Y qué decir de las madres que están amamantando a su BB (hijo) mientras envían mensajes por la BB (blackberry), lo cual me parece lamentable.  A pesar de sentirnos productivos por hacer muchas cosas a la vez, en realidad somos improductivos, perdemos información y perdemos poco a poco nuestros vínculos con los que más nos importan.
En lo laboral hacemos muchas cosas pero en forma mediocre porque la atención está en diferentes focos. Algunos estudios dicen que requerimos de 15 minutos para poder re-enfocarnos en la tarea en la cual estábamos antes de ser interrumpidos por la segunda tarea. “Es casi imposible procesar más de una información al mismo tiempo” es lo que dice un reporte de la Universidad Stanford. El cerebro con el tiempo se resiente y cada vez necesitas tener constante distracciones y por ende cuesta poner el foco en una sola actividad. Es decir si hablamos por teléfono con un cliente y al mismo tiempo estamos escribiendo un mail, lo que hacemos es escuchar menos al cliente, con lo cual perdemos información.   Y esto, ¿se puede solucionar?  No sé si se puede y es más los chicos que nacieron con la tecnología, ya están padeciendo la falta de concentración y cada día la tecnología avanza y queremos estar “informados” de todo.  Igualmente hay algunas cosas que puedes hacer para reducir esta conducta:
  • Focalízate en un tema a la vez.  Asígnate trabajar en ese reporte/presentación al menos 30 minutos sin ningún tipo de interrupción.
  • Apaga tu BB, cierra todas las ventanas de tu laptop (e-mail, Facebook, Twitter, etc), cuando tienes que trabajar en un proyecto. Avísale a tus colaboradores que no quieres interrupciones por determinado tiempo
  • Define qué es importante.  Hay tanta información que a veces no sabemos cuál es la información útil y cual no. A veces nos perdemos en tantos links que nos llevan a perder el foco de la tarea.
  • Tambièn puedes pedir el soporte de una Asistente Virtual.
Fiestas y vacaciones = Stress
Trabajamos como locos en diciembre debido a las fiestas.  Pero también lo hacemos porque  llegan las vacaciones.  Estamos exhaustos y nos merecemos un descanso con toda la familia.
Empezamos a stressarnos porque queremos dejar todo solucionado y adelantar trabajo del mes próximo.  En realidad eso es lo que pensamos, pero en la práctica sabemos que siempre quedan cosas incompletas….y peor  aún, una semana antes de retornar de nuestras deliciosas vacaciones, estamos pensando en lo que nos espera a nuestro regreso a la oficina.
La solución es muy fácil.  Planificar!  Puedes contratar servicios de asistencia virtual, tendrás una secretaria calificada que te ayudará con tus tareas administrativas, trámites y otros temas. Evitarás llegar stressado a tus vacaciones y podrás disfrutas de tu familia full time.  Dale importancia a lo importante.
Objetivo para el 2011 – No a la procrastinaciòn! 
En varias reuniones con colegas surgió el mismo tema de conversación: nuestros objetivos para el 2011.  Me pasó que en grupos diferentes siempre surgió el tema de los temas que quedan pendientes, refiriéndose a aquellas tareas que hemos  ignorado  o procrastinados.  De hecho una de mis amigas comentó que uno de sus objetivos ha estado 3 años seguidos en la lista!   Es un objetivo personal,  pero no significa que sea menos importante.
Realmente es algo que pasa muy seguido y por un abanico de causas, como que es muy difícil o complejo o que me falta algo antes de empezar o que dependo de otros.  Pueden ser excusas. Al tener una lista de tareas, algunas complejas y otras más fáciles de terminar, empezamos por las más fáciles y seguimos procrastinando esa tarea por compleja.
Necesitamos ver resultados rápidos y por eso vamos dejando la tarea pendiente.
Para ayudarnos con la procrastinaciòn algo que funciona es dividir la tarea en subtareas y llevarlas a cabo de una a la vez, anotando en la agenda fecha de finalización para esa subtarea.   De esta forma veremos que hemos terminado un pequeña tarea y esto nos llenará de motivación para continuar con otra subtarea y así sucesivamente hasta lograr completar el 100% de ese proyecto complejo que al principio parecía un cuco.
El mejor regalo para estas fiestas
Para estas fiestas, por qué no recibir el mejor regalo de parte de uno mismo.  Te lo mereces.  Es un  regalo que nadie te puede dar, excepto tú. …y  encima es gratis.
El regalo del cual hablo es el regalo de aceptación.
Aceptar las cosas que están Ok.  Aceptar que tu estàs Ok. Tomate un descanso.  Deja que las cosas sean.
Las fiestas traen mucha presión y stress.  Además para el deportista,  o los que corren como yo, también  hay que dejar tiempo para salir a correr, ejercitarse en el gimnasio, practicar yoga, navegar o el deporte que hagas,  para luego poder comer todos los manjares sin ganar mucho peso extra.
La última carrera que participé fue la de Nike que fue excelente, pero no para hacer tiempo. Quise participar el domingo en una carrera chica  pero tenía otras cosas para hacer.  En esta época se rompen un poco las rutinas.
No importa lo ocupado que estés, lo que importa es cuáles son tus prioridades y éstas se pueden cambiar y está bien que  tengamos la flexibilidad de hacerlo.  En esta época qué es más importante,  buscar y comprar el regalo deseado de tu hijo, acompañar a un amigo que está,  salir a correr (o el hobby que tengas) para seguir manteniendo tu tiempo minutos por kilometro?.  Creo que queda claro.  Tal vez algunas veces hemos tomado la decisión incorrecta.
Creo que a esta altura soy más consciente sobre mis prioridades y mi familia está primera.  Esta es una opción.  Correr  menos no significa que sea menos, significa que somos mejores padres/madres/hijos/nietos/amigos. Aceptemos esto y seamos felices con ello.
Te deseo un buen final de año y un mejor comienzo y los mejores deseos de paz, prosperidad  junto a tus seres queridos.
Brenda
La autora trabaja con profesionales independientes y pequeños negocios que necesitan ayuda con las tareas administrativas y selección de secretarias,  facilitando los procesos para que tengan más tiempo para llevar su empresa al próximo nivel. Tiene experiencia de más de 15 años  como Asistente Ejecutiva. Es Licenciada en Psicopedagogía y  posee un postgrado en Capacitación y Desarrollo. Brenda está certificada como Asistente Virtual en Bureaured Argentina.

Si quieres saber más sobre la autora ingresa a http:// www.assist-u-online.com.ar

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El mejor regalo de navidad

Posted by Brenda Hazan's blog en 23/12/2010

Hola amig@s!

Para estas fiestas, por qué no recibir el mejor regalo de parte de uno mismo.   Es un  regalo que nadie te puede dar, excepto tú. …y  encima es gratis y nos lo merecemos. El regalo del cual hablo es el regalo de aceptaciòn

Aceptar las cosas que están Ok.  Aceptar que uno està  Ok. Tomarse un descanso y  deja que las cosas sean.

Las fiestas traen mucha presión y stress.  Además para el deportista,  o los que corren como yo, también  hay que dejar tiempo para salir a correr, ejercitarse en el gimnasio, practicar yoga, navegar o el deporte que hagas,  para luego poder comer todos los manjares sin ganar mucho peso extra.

La última carrera que participé fue la de Nike que fue excelente, pero no para hacer tiempo. Quise participar el domingo en una carrera chica  pero tenía otras prioridades, de manera que no corrì el fin de semana.  En esta época està bien  romper un poco las rutinas.

No importa lo ocupado que estemos, lo que importa es saber cuáles son nuestras prioridades y éstas se pueden cambiar y está bien que  tengamos la flexibilidad de hacerlo.  En esta época qué es más importante,  buscar y comprar el regalo deseado de tu hijo, acompañar a un amigo que está triste,  salir a correr (o el hobby que tengas) para seguir manteniendo tu tiempo minutos por kilometro?.  Creo que queda claro.  Tal vez algunas veces hemos tomado la decisión incorrecta.

Creo que a esta altura soy más consciente sobre mis prioridades y mi familia está primera.  Esta es una opción.  Correr  menos no significa que sea menos, significa que somos mejores padres/madres/hijos/nietos/amigos. Aceptemos esto y seamos felices con ello.

Les deseo unas lindas fiestas y un año nuevo con mucha paz, salud y prosperidad.  Lo demàs vendrà por añadidura.

Hasta el pròximo año.

Brenda

La autora trabaja con profesionales independientes y pequeños negocios que necesitan ayuda con las tareas administrativas y selección de secretarias,  facilitando los procesos   para que tengan más tiempo para llevar su empresa al próximo nivel. Brenda cuenta con experiencia de más de 15 años  como Asistente Ejecutiva. Es Licenciada en Psicopedagogía y  posee un postgrado en Marketing de la Universidad Católica Argentina y un postgrado en Capacitación y Desarrollo de la Universidad de Belgrano. Brenda está certificada como Asistente Virtual en Bureaured Argentina.

Si quieres saber màs sobre la autora ingresa a http:// www.assist-u-online.com.ar

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Tips de cómo una Secretaria Virtual puede facilitar el crecimiento de tu negocio a través de las asociaciones, organizaciones y redes sociales

Posted by Brenda Hazan's blog en 26/09/2010

Secretaria Virtual facilitando  el crecimiento, ahorrando tiempo y dinero

Muchos profesionales independientes y dueños de negocios  se subscriben a asociaciones, organizaciones, redes sociales y nunca utilizan los beneficios que éstas le brindan. Tal vez, puede ser que no llegan a captar cómo pueden aprovechar las ventajas, debido a la falta de tiempo para entender dónde está el beneficio o desconocer que pueden delegar esas tareas.

Creo que, como dueño de tu propio  negocio, tu prioridad, tu foco,  es  tu negocio. Sin embargo, creo que unirse a estas asociaciones podría ayudarte a contactarte con prospectos, clientes potenciales, adquirir referidos, ser reconocido en el medio y por ende incrementar las ventas.

Estas organizaciones brindan beneficios como: seminarios, webinarios, talleres, charlas, desayunos con expertos.  Participar te permitirá hacer networking con tus pares, poder conversar con gente como tú que tiene las mismas necesidades, informarte sobre qué está  pasando en tu rubro, industria, enterarte qué hace tu competencia y conocer donde están tus prospectos.

Las webinars y teleconferencias son siempre por internet/teléfono de manera que las puedes escuchar desde tu negocio o sentado cómodamente en tu casa. Muchas de ellas te envían la charla grabada; en otras, puedes tomar nota y participar a través del chat y también las puedes grabar. Usualmente  toman mucho espacio en el disco, pero si te parecen interesantes, tenerlas grabadas te permitirá  escucharlas en cualquier momento y guardarlas como material de consulta.

Otro medio son los foros, los cuales te permiten interactuar con tus colegas y obtener feedback sobre algún tema en particular de tu empresa.

Boletines o newsletters, este medio te proveerá información y actualización sobre tu rubro, algunos son muy generosos al darte tips e ideas brillantes, tendencias actuales.  A  mí me gusta leer los newsletters del mes y las archivadas, siempre encuentro cosas interesantes o solución a algún inconveniente.

Algunas asociaciones tienen programas educacionales. Otras te habilitan para operar y te incluyen en sus directorios lo cual te brinda mayor credibilidad frente a tus futuros clientes.

Las redes sociales como LinkedIn te ofrecen visibilidad, puedes desarrollar relaciones con tus colegas, pares, amigos y prospectos.  Es importante construir un buen perfil con una biografía que incluya las palabras precisas y concisas sobre ti y los objetivos que quieres lograr.  Es cierto, toma tiempo, pero puedes acceder a través de una Asistente Virtual.

Sea como sea, “pertenecer tiene sus privilegios” y es un beneficio que no puedes desaprovechar.  Si no lo haces porque te quita tiempo, te saca de tu foco, recurre a una secretaria o  asistente virtual y te solucionará este y otros problemas y tu podrás dedicarte a lo que más te gusta: tu prioridad, tu negocio, tus clientes y generar rentabilidad.

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La autora es propietaria de Assist-U-online.  Trabaja con coaches, profesionales independientes y pequeñas empresas, facilitándo el desarrollo, ahorrándole tiempo y dinero. Con  experiencia de más de 15 años  como Asistente Ejecutiva en American Express.   Psicopedagoga, con postgrado en  Marketing y Capacitación & Desarrollo. Certificada como Asistente Virtual en Bureaured Argentina, esposa y madre de dos hijos, panameña residente en Buenos Aires. Si quieres saber màs sobre la autora, visita su sitio: http://www.assist-u-online.com.ar.

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Abrumado/a con tareas administrativas

Posted by Brenda Hazan's blog en 24/08/2010

Estimad@ Lector,

Trabajar en forma independiente es fabuloso.  El primer año, posiblemente, trabajes hasta 16 horas —y pensar que nos quejábamos cuando, en relación de dependencia, trabajamos doce horas —pero  con una auto estima pum para arriba, que ni siquiera lo notamos!

Como profesional independiente vas creciendo,   te estableces, te armas de un número de clientes y sueño realizado! Casi cierto, pero también  vas a notar que ya no puedes llevar a cabo esas tareas pequeñas de administración de tu  back office, que obviamente,  son  importantes:  facturas y retenciones por pagar, servicios a facturar, cobranzas a  clientes,  o esas llamadas de seguimiento a tus prospects y otras tareas que te están drenando y sacando la creatividad y el tiempo  que necesitas para estar con Tus Clientes, no te parece?

Este es el momento justo de pensar en tercerizar en un proveedor independiente, algunas de las tareas de tu back office,  una persona de confianza que te podrá ayudar a crecer y a hacer dinero.  ¿Sabes que puedes tercerizar desde dos horas por mes? Es recomendable probar con las tareas repetitivas al principio, así podrás probar el servicio.  Tal vez contratar dos horas por mes de una Asistente Virtual, seguro que te va a redituar el doble.  La Asistencia Virtual (trabajan en forma remota desde cualquier lugar que tenga acceso a internet)  es bastante novedosa, tendrás todos los beneficios de una secretaria personal y solo abonarás las horas que acuerdes contratar. No tendrás que pagar ART, vacaciones, espacio físico, beneficios, impuestos, etc.

Además, si charlas con tu proveedor independiente, secretaria free lance o asistente virtual, seguramente te ayudará  a construir  tu reputación en redes sociales, armado de blogs, base de datos, e-mail marketing para enviar newsletters a tus clientes y prospects,  reservas de avión, manejo de tu agenda, podrá administrar tus mails, así no perderás tiempo revisando todos los mensajes/spams, ella te enviará  los mensajes importantes y prioritarios.  De esta forma, una ayuda administrativa te facilitarà administrarás mejor tu tiempo y estarás focalizado en lo que más te apasiona: hacer crecer tu negocio y generar rentabilidad.

Estimado lector/a, me quieres contar ¿cuàles son las tareas que a tì te quitan tiempo?

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La autora es propietaria de Assist-U-online. Trabaja con coaches, profesionales independientes y pequeñas empresas, facilitándoles el desarrollo, ahorrándoles tiempo y dinero. Con  experiencia de más de 15 años  como Asistente Ejecutiva.   Psicopedagoga con postgrado en  Marketing y Capacitación & Desarrollo. Certificada como Asistente Virtual en Bureaured Argentina, esposa y madre de dos hijos, panameña residente en Buenos Aires. Si quieres saber màs sobre la autora, visita su sitio: http://www.assist-u-online.com.ar

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Ser Favorito o No ser Favorito

Posted by Brenda Hazan's blog en 07/06/2010

Ser favorito o no ser Favorito

 Men and women at workEstos días previos a la Copa Mundial de Futbol 2010,  casi todas las conversaciones sociales, de negocios giran alrededor de este tema.  Muchos argentinos se cuestionan por qué Argentina no es un equipo favorito?  Y la respuesta es:  mejor que sea así, ya que se evita la presión.  Aunque tal vez esa respuesta esconda la tristeza, desilusión del  ego desinflado de no ser el favorito.  O no?

 Y qué pasa dentro de una organización, institución cuando hay algún favorito.  Por supuesto que éste se lleva todos los laureles, siempre tiene la respuesta correcta para su jefe, siempre hace lo que su jefe le pide sin cuestionar, además  encarga de que su jefe se entere inmediatamente de todo lo que ha hecho, con el fin de seguir manteniéndose en el ranking de favorito.   A veces,  los límites se desdibujan, los valores personales desaparecen.  El objetivo es emular al jefe y seguir su camino, no importa a quien se deja atrás.

¿Pero qué pasa con el resto del equipo? El resto del equipo no tiene la presión de estar constantemente luchando para agradar al jefe, pero sin embargo está la tensión por saber qué está pasando, por qué el favorito tiene ciertos beneficios y los otros no,  el radio pasillo con las últimas acciones del favorito, a veces acrecentadas.  Algunos se cuestionan qué hay que hacer para estar en ese lugar.  Tal vez conscientemente no lo expongan,  pero internamente algo les hace ruido.  Otros niegan totalmente que jamás, podría hacer lo que el favorito hace.   Me pregunto ¿qué pasaría si se le da la oportunidad de ser favorito a alguno de los que están del lado de los ‘jamases’.   ¿De qué lado estás?

Brenda Medina-Hazan, Asistente Virtual y propietaria de Assist-U-online. Trabaja con coaches y profesionales independientes y pequeñas empresas facilitándoles su crecimiento, ahorrándoles tiempo, para que puedan focalizarse en generar nuevos clientes y mayor rentabilidad.  Brenda es psicopedagoga con postgrado en Marketing y Capacitación & Desarrollo, y provee soluciones específicas  para ayudar a sus clientes a mejorar la productividad  y generar ganancias. Puedes tener màs informaciòn vistando su sitio: http://assist-u-online.com.ar

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Seguimos Ganàndole Tiempo al Tiempo

Posted by Brenda Hazan's blog en 30/05/2010

Seguimos Ganándole Tiempo al Tiempo.

reloj

En mi blog anterior, les contaba algunas puntos sobre cómo ser más productivo y ganarle tiempo al tiempo, entre ellos, organizarnos mejor, aprender a decir que no, acortar las reuniones y reservarnos tiempo sin interrupciones,  se acuerdan, lo han puesto en práctica?   Acá les paso otros tips, algunos de ellos son puestos en prácticas por muchas mujeres multifunción.   El tema es que, tal como pasa con algunos libros de auto ayuda, que en la hoja se muy bien y una dice aha esto me va a ayudar.  Sin embargo cuando tenemos que implementarlo no seguimos las instrucciones, o empezamos a hacerlo una semana y después nos olvidamos.  Algunas teorías dicen que hay que hacerlo 21 días seguidos para que se convierta en un hábito.

Optimizar el tiempo:   Llevar contigo el libro que estás leyendo, el borrador del reporte que tienes que entregar mañana.   Cada vez que estás esperando en una cita médica, o vas en el colectivo o esperas a que salgan los niños del colegio, aprovecha esos  minutos para ponerte al día con una lectura pendiente, leer los mails que siempre dejas para cuando tengas tiempo. Eso si cuando estés con tus hijos dedícale todo el tiempo.

Dirigir la conversación: Algunas veces, mientras trabajamos, siempre hay alguien que se acerca a contarnos algo, o esa reunión con un cliente que se extiende más allá de lo pautado.  Hacer más en menos tiempo es comunicarnos mejor  y de paso optimizar nuestro tiempo.   De manera que tenemos que estar preparados, escuchar cuidadosamente, focalizarnos en el tema y hacer las preguntas apropiadas, para esto puedes llevar una lista de preguntas que requieren respuesta.  Es muy importante tener en mente el objetivo todo el tiempo.

Lectura de e-mails: Todos peleamos a diarios con la cantidad de mails que entran en nuestra bandeja a diario y la cantidad de tiempo que perdemos.  Una opción importante es filtrarlos por color, enviarlos a una carpeta, de manera que en tu bandeja de entrada esté solo lo más importante.  El resto lo podrías leer en otro momento. Acostúmbrate a responderlos en el término de 24h y luego archivarlo o borrarlo.  Otro detalle importante es evitar mezclar mensajes personales con lo del trabajo. Es recomendable separar las cuentas. También, puedes buscar ayuda con una Asistente Virtual, quien te filtrará los mails y te podrá responder otros, ahorrándote tiempo y tranquilidad.

Brenda M Hazan, propietaria de Assist-U-online, trabaja con coaches y profesionales independientes y pequeñas empresas  que necesitan balancear su vida personal y profesional y concentrarse en tareas más productivas que les generen clientes y rentabilidad.

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Asistente Virtual: ¿Qué es lo que hace una asistente Virtual?

Posted by Brenda Hazan's blog en 05/05/2010

Asistente Virtual: ¿Qué es lo que hace una asistente Virtual?

Yo soy una asistente virtual (virtual assistant o  VA como le llaman los norteamericanos) y cada vez que  respondo a la pregunta en qué estas trabajando, la pregunta siguiente es ésta, Asistente Virtual? Qué es lo que hace una asistente virtual?

De manera que me veo obligada a cambiar la respuesta y en su lugar, describir brevemente el trabajo que hago para mis clientes. Mis clientes son muy diferentes, así como las tareas que me encargan. Siempre depende del rubro del negocio y por otro lado, yo personalmente puedo ser una secretaria ejecutiva virtual, una asistente personal o una profesional virtual. Virtual, pero soy Real!    Esporádicamente y al principio de la relación,  puedo trabajar  en sus oficinas de manera que me vean como una personal real y afianzar la relación, ya que el concepto de asistencia virtual es relativamente nuevo.

Muy a menudo me preguntan qué es lo que hago y lo que para mí parece obvio no lo es para el resto de los mortales. En Argentina, el teletrabajo es una modalidad bastante nueva  y más aún la asistencia virtual. Por ahora, la mejor forma es contarles el tipo de trabajo que usualmente hago para mis clientes, sin incluir detalles obviamente,  y a partir de allí  escucho el aha! E inmediatamente piensan como  podría ayudarlos en sus negocios.
Entonces, ¿en qué consiste mi trabajo? 

Bueno, tengo un par de clientes a quienes les hago presentaciones en PowerPoint.  Uno de ellos me envía   borradores a mano, o una serie de slides para escoger el texto adecuado. Otro cliente, me envió varios dictámenes y escritos legales para leer y luego a partir de la lectura  armar una presentación.   A otro cliente le hago búsquedas por internet, por ejemplo: búsqueda de proveedores de servicios;  sobre teorías del aprendizaje etc.. A otros,  le hice la traducción de sus CV’s. Como observarás, estos profesionales necesitan  tiempo para manejar su negocio en lugar de estar haciendo tareas administrativas.  Sin contar el costo por hora en dinero de cada uno.

Otro cliente me solicitó la edición y corrección de un documento, adicionando citas bibliográficas. Otro, me pidió si le podía hacer una búsqueda de una secretaria bilingüe, incluyendo todo el proceso desde el aviso en diferentes medios, filtrado de currículos (un montón), entrevistas hasta la selección de una terna.  Además, después de seleccionar a la candidata, me pidiò realizar la primera reuniòn de  inducción y bienvenida. Esta tarea la disfruté muchísimo. Cabe señalar, que debido a que no tengo la estructura de una gran consultora, mis costos son menores y por ende les ahorro dinero a mis clientes.  Tengo un cliente  en la industria textil, a quien le compro los avíos para las prendas que fabrica.

Del grupo certificado en BureauRed, hay VA`s que hacen o les gusta hacer determinadas tareas.  Algunas trabajan con contadores o abogados o se especializan en traducciones legales.  A mí me gusta trabajar con coaches, escritores motivacionales  y consultoras de HHRR y otros profesionales independientes y PYMES.  Ahora estoy capacitándome en social media por toda la onda de las redes sociales, Twitter, LinkedIn, Facebook, Blogs, ya que hay cosas maravillosas que se pueden hacer, ahorrándoles  trabajo y tiempo a mis  clientes.

Por supuesto que hay otros servicios que puedo hacer por mis clientes.   Alguno de ellos me contrata por  cuatro horas, un día a la semana, un par de días para un proyecto chico en particular y otro por 20 horas todos los meses.  Depende de las necesidades del momento del cliente. Esto me fascina porque no todos los días son iguales para mí.

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Brenda Medina-Hazan es la propietaria de Assist-U-online. Con  experiencia de más de 15 años  como Asistente Ejecutiva. Egresada de la Universidad del Salvador, como Licenciada en Psicopedagogía. Además posee un postgrado en Marketing de la Universidad Católica Argentina y un postgrado en Capacitación y Desarrollo de la Universidad de Belgrano. Brenda está certificada como Asistente Virtual en Bureaured Argentina.

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¿Còmo ganarle tiempo al tiempo?

Posted by Brenda Hazan's blog en 12/04/2010

Vivimos un mundo desenfrenado, hiperactivo, corremos una maratón a diario, pero sin llegar a la meta deseada porque no nos permitimos relajarnos.  Aquì encontraràs accioness que te llevaran a comprometerte contigo mismo y ganar tiempo.

No les ha pasado que cuando tienen la oportunidad de hacer una pausa no pueden disfrutarla?  Recuerdo que cuando la empresa donde trabajaba implementó  masajes de 20 minutos en la oficina, al principio,  la gente llegaba pasada de revoluciones y le costaba olvidarse del trabajo y  relajarse.   La razón:   no nos permitimos relajarnos, tomar tiempo para hacer nada.  Participamos de la maratón eterna, no paramos, nos hemos convertido en  adictos  a estar haciendo algo.  Ahora,¿ ese algo es siempre productivo?  ¿Es satisfactorio para tì?  Lo más probable es que la respuesta sea no.  Al final de la jornada, nos preguntamos: ¿qué hicimos todo el día?  Estuvimos con papeles de un lugar para otro, participamos de reuniones donde todos hablaban, donde se tiraban la pelota de un lado para el otro (esto me recuerda a mi marido que inauguro el blog tírame-una-pared) sin llegar a una solución. Llegamos a casa con los problemas de la oficina en el portafolio y en la espalda, —-ni qué hablar de los dolores de espalda, contracturas — de manera que no podemos disfrutar con tu pareja, jugar con los hijos, etc.  

Cuántas veces c0mpramos un libro y solo logramos leer el primer capítulo, si es que llegamos  a terminarlo! Y esto,  sin nombrar el ruidito del celular, black berry, etc.  es esta la vida que queremos vivir? Podrá nuestro cuerpo y nuestra familia  soportarla 5 años más?

Con todos estos interrogantes, entre todos vamos a ayudarnos a ganarle tiempo al tiempo;  a recuperar el tiempo perdido; a no dejar que el tiempo nos maneje.  Primeramente, necesitas tomarlo como un objetivo a cumplir, anotarlo en tus goals del año, plasmarlo en tu agenda de papel y electrónica y lo más  importante internalizar tu deseo de ganarle tiempo al tiempo e invertir esa ganancia en lo que te satisface y te mantiene saludable.

En el post de hoy, veamos el primer paso a seguir que te ayudará a frenar el comprometerte con más cosas que te quitan tiempo.

  1. Organízate para ser productivo – Una buena organización es la clave para recuperar el tiempo.  Vamos a tomar en cuenta tanto la organización en tu trabajo como en la vida personal y sobretodo la forma de llevar a cabo las cosas.
  • Aprender a decir que no:  Uy, pensaras, ya esto me lo dijeron antes.  ¿Pero hiciste algo al respecto?.  El tema es aprender a decir que no sin sentirnos culpable.  Tenemos muchas tareas para hacer y fechas que cumplir; y sin embargo, nos piden algo y decimos que si.  Lo más probable es que pensemos algunas cosas irreproducibles aquí,  que añaden más  stress al asunto.   Y seguimos con el pajarito que nos taladra la cabeza preguntándonos porque aceptamos. Entonces, empieza a practicar  el Speech del No frente al espejo.  Será un No firme, pero amigable. (a veces decimos si por “qué pensará fulanito si le digo que no” o porque queremos quedar como el/a colaborador/a del año, ya que creemos que esto podría repercutir  en la evaluación).   Además de un No firme y amigable, adicionar el tema del tiempo, algo como: lamentablemente no te puedo ayudar esta vez con ese trabajo, porque tengo tareas con fechas de entrega… pero tal vez le puedes pedir a… —si sabes de alguna persona que le gusta el tema y se sentirá bien teniendo esa exposición.

 

  • Acorta las reuniones: Empieza a marcar en tu agenda reuniones de 15’ y 30’ en lugar de una hora.  Pronto serás referente de tener reuniones cortas y al punto. Así las personas llevaran la información concisa y resumida. Si tienes una secretaria, pídele que te llame cuando termina el tiempo asignado. Elimina la frase “tienes algo más en qué pueda ayudarte”, queda muy bien, pero te comerá mucho tiempo.  Porque lo que sigue es interminable

 

  • Bloquea tiempo  sin interrupciones, para trabajar en tus temas importantes sin nadie que te moleste.  Al principio tienes que educar a las personas cerca de ti que necesitas tiempo sin interrupciones para trabajar en determinadas tareas que requieren 100% de concentración. Avísales qué tiempo vas a estar ocupado y que no recibirás visitas ni llamadas telefónicas.  Obviamente avísales p0r alguna excepción, si la tienes.

 

  • Despréndete de lo que no es esencial.  Esto es muy importante y que a mí, personalmente me cuesta lograr.  Tal vez por el hecho de haber trabajado como secretaria, los jefes a veces te dicen “te acuerdas del reporte de …..etc.  Si lo guardaste puedes proporcionárselo.  Pero ahora, con toda la tecnología existente, no tengas miedo de tirar, sòlo responde a estas preguntas: 
    • ¿Dònde puedo encontrar esto si llego a necesitarlo?
    • ¿Està la información en Internet?
    • ¿Quièn puede tener una copia?
    • ¿Quièn preparò el original?
    • ¿Puedo pedir una copia del artículo a determinada revista, subscripción, etc.?
    • ¿Cuàndo fue la ultima vez que usè este documento?
    • Indumentaria ¿cuàndo fue la ùltima vez que lo usè, me queda bien, està de moda?

     Con estas respuestas respondidas, te sentirás más cómodo tirando las cosas que no son esenciales.  Asì que ya puedes empezar a trabajar en el primer punto: organizarte tu mismo  para ser más productivo y ganarle tiempo al tiempo.

Espero que lo puedan poner  en práctica y prontamente volveremos con el paso Nro. 2.  

Virtualmente,

Brenda Medina Hazan

Brenda es propietaria de Assist-U-Online, empresa que se dedica a facilitar el crecimiento de los profesionales independientes, como coaches, doctores, profesionales que trabajan desde su casa y PYMES.  Màs informaciòn sobre Brenda en www.assist-u-online.com.ar

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Brenda Hazan – Presentaciòn

Posted by Brenda Hazan's blog en 27/03/2010

Brenda Medina-Hazan

Hoy inicio un nuevo episodio. Escribir este blog.  Hace varios meses que quería empezar a hacerlo, pero por alguna razón, algo me retenía.  Algunas excusas válidas y otras que no tenían el mínimo  fundamento.  Ahora pienso que,  tal vez no era aquel el momento, sino éste. 

Estoy programando incluir en este blog,  dos posts cada mes, que funcionen como un espacio facilitador de comunicación.  El contenido del blog será variado: temas sobre liderazgo,  comunicación,  relaciones laborales, temas relacionados con la asistencia virtual  y otros.  Me gustaría encontrar comentarios de los lectores sobre qué les parece, qué les gusta,  o qué les gustaría encontrar, en fin que sea un ida y vuelta, no un monólogo. 

Después de este breve inicio, me presento.  Soy Brenda Hazan,  bueno realmente soy Brenda del Carmen Medina  Caballero de Hazan.  Muy largo…si ya se.  Hazan es mi apellido de casada.  Antes de casarme, acordé con mi querido esposo que no utilizaría el “de” sino solamente  Hazan.  De manera que perdí el apellido Medina y me autonombré Brenda Hazan. También dejamos acordado que si algún día (tocando madera) nos llegábamos a divorciar, iba a seguir utilizando su apellido y, si me volvía a casar, utilizaría Hazan más el nuevo apellido.   Tipo Jacqueline Kennedy-Onassis con algunas excepciones.  Obviamente,  esto no ha pasado, y llevamos casados 30 años…Pero hete aquí que, después haber vivido 20 años en Argentina como Brenda Hazan, de repente, dejé de trabajar en una empresa de tarjetas  y,  al salir al mercado, en búsqueda de trabajo, me hicieron notar que mi apellido es Medina, tal como está en el documento argentino (no el panameño, perdón no les dije que soy de Panamá).  También me hicieron notar la edad, ya que en todas las web laborales lo primero que aparece es la edad.  (¡Yo era de las que ocultaba la edad!). Me encontré con un problema de identidad y con una edad que no había internalizado aún!   Pero siempre hay opciones y todo tiene solución, por lo que ahora me presento como Brenda Medina-Hazan. 

Como les adelanté trabajé 20 años en esta empresa de tarjetas de crédito, desempañándome  en varias posiciones  y  en los últimos siete años como asistente senior de presidencia.  Anteriormente, trabajé  ocho años como coordinadora de banquetes y convenciones en una cadena de hoteles. Antes de trabajar en hotelería  trabajé como “flight atttendant” en una línea aérea americana.  Realmente,  disfruté todos los trabajos donde estuve y guardo muchas anécdotas de cada uno, las cuales algún día plasmaré en un libro. 

Actualmente,  soy propietaria de una mini consultora  y brindo  servicios de asistencia administrativa  virtual y otros servicios.  Me encantò armar esta forma de comunicaciòn y estoy ansiosa por seguirla dentro de dos semanas. 

Virtualmente, 

Brenda Medina-Hazan  

Web: http://www.assist-u-online.com.ar 

PD:  En la pròxima entrada hablaremos sobre còmo recuperar nuestro tiempo, o mejor còmo intentar que el tiempo no nos administre a nosotros.

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