Hola querid@s lector@s,Espero que hayan tenido un super buen inicio de año, renovad@s, con muchas pilas para empezar este 2011 y con los deseos de dar lo mejor de cada uno en cada situaciòn que se nos presente. Creo que si todos hacemos lo mismo, tendremos un mejor paìs.
En vista de que recibì muchos comentarios del primer newsletter que escribì para mis amig@s, lo estoy copiando en este espacio de brendavirutal. Espero lo disfruten!
¿Multitasking es ser productivo?
Fin de año, fecha en la cual estamos más ocupados que nunca. Queremos terminar todo. Desde pequeños hasta grandes proyectos que tendríamos que haber terminado el mes pasado, enviar saludos, planear el menú de fin de año, hacer compras de reyes haciendo uso de cuanta promoción aparece con las diferentes tarjetas. En fin, nos sentimos abrumados o tal vez super productivos por hacer mil cosas a la vez.
Contamos con la ayuda de la tecnología, como los teléfonos inteligentes y netbooks, con los cuales podemos hacer compras por internet mientras hablamos por teléfono. Estamos en una reunión de trabajo y seguimos respondiendo mensajes, sin tener en cuenta que es una falta de respeto. Respondemos varios mensajes por el Messenger mientras hacemos una presentación, etc.
Parece que nos va bien con la multitarea, de hecho es una característica requerida a las secretarias. Y qué decir de las madres que están amamantando a su BB (hijo) mientras envían mensajes por la BB (blackberry), lo cual me parece lamentable. A pesar de sentirnos productivos por hacer muchas cosas a la vez, en realidad somos improductivos, perdemos información y perdemos poco a poco nuestros vínculos con los que más nos importan.
En lo laboral hacemos muchas cosas pero en forma mediocre porque la atención está en diferentes focos. Algunos estudios dicen que requerimos de 15 minutos para poder re-enfocarnos en la tarea en la cual estábamos antes de ser interrumpidos por la segunda tarea. “Es casi imposible procesar más de una información al mismo tiempo” es lo que dice un reporte de la Universidad Stanford. El cerebro con el tiempo se resiente y cada vez necesitas tener constante distracciones y por ende cuesta poner el foco en una sola actividad. Es decir si hablamos por teléfono con un cliente y al mismo tiempo estamos escribiendo un mail, lo que hacemos es escuchar menos al cliente, con lo cual perdemos información. Y esto, ¿se puede solucionar? No sé si se puede y es más los chicos que nacieron con la tecnología, ya están padeciendo la falta de concentración y cada día la tecnología avanza y queremos estar “informados” de todo. Igualmente hay algunas cosas que puedes hacer para reducir esta conducta:
- Focalízate en un tema a la vez. Asígnate trabajar en ese reporte/presentación al menos 30 minutos sin ningún tipo de interrupción.
- Apaga tu BB, cierra todas las ventanas de tu laptop (e-mail, Facebook, Twitter, etc), cuando tienes que trabajar en un proyecto. Avísale a tus colaboradores que no quieres interrupciones por determinado tiempo
- Define qué es importante. Hay tanta información que a veces no sabemos cuál es la información útil y cual no. A veces nos perdemos en tantos links que nos llevan a perder el foco de la tarea.
- Tambièn puedes pedir el soporte de una Asistente Virtual.
Fiestas y vacaciones = Stress
Trabajamos como locos en diciembre debido a las fiestas. Pero también lo hacemos porque llegan las vacaciones. Estamos exhaustos y nos merecemos un descanso con toda la familia.
Empezamos a stressarnos porque queremos dejar todo solucionado y adelantar trabajo del mes próximo. En realidad eso es lo que pensamos, pero en la práctica sabemos que siempre quedan cosas incompletas….y peor aún, una semana antes de retornar de nuestras deliciosas vacaciones, estamos pensando en lo que nos espera a nuestro regreso a la oficina.
La solución es muy fácil. Planificar! Puedes contratar servicios de asistencia virtual, tendrás una secretaria calificada que te ayudará con tus tareas administrativas, trámites y otros temas. Evitarás llegar stressado a tus vacaciones y podrás disfrutas de tu familia full time. Dale importancia a lo importante.
Objetivo para el 2011 – No a la procrastinaciòn! 
En varias reuniones con colegas surgió el mismo tema de conversación: nuestros objetivos para el 2011. Me pasó que en grupos diferentes siempre surgió el tema de los temas que quedan pendientes, refiriéndose a aquellas tareas que hemos ignorado o procrastinados. De hecho una de mis amigas comentó que uno de sus objetivos ha estado 3 años seguidos en la lista! Es un objetivo personal, pero no significa que sea menos importante.
Realmente es algo que pasa muy seguido y por un abanico de causas, como que es muy difícil o complejo o que me falta algo antes de empezar o que dependo de otros. Pueden ser excusas. Al tener una lista de tareas, algunas complejas y otras más fáciles de terminar, empezamos por las más fáciles y seguimos procrastinando esa tarea por compleja.
Necesitamos ver resultados rápidos y por eso vamos dejando la tarea pendiente.
Para ayudarnos con la procrastinaciòn algo que funciona es dividir la tarea en subtareas y llevarlas a cabo de una a la vez, anotando en la agenda fecha de finalización para esa subtarea. De esta forma veremos que hemos terminado un pequeña tarea y esto nos llenará de motivación para continuar con otra subtarea y así sucesivamente hasta lograr completar el 100% de ese proyecto complejo que al principio parecía un cuco.
El mejor regalo para estas fiestas
Para estas fiestas, por qué no recibir el mejor regalo de parte de uno mismo. Te lo mereces. Es un regalo que nadie te puede dar, excepto tú. …y encima es gratis.
El regalo del cual hablo es el regalo de aceptación.
Aceptar las cosas que están Ok. Aceptar que tu estàs Ok. Tomate un descanso. Deja que las cosas sean.
Las fiestas traen mucha presión y stress. Además para el deportista, o los que corren como yo, también hay que dejar tiempo para salir a correr, ejercitarse en el gimnasio, practicar yoga, navegar o el deporte que hagas, para luego poder comer todos los manjares sin ganar mucho peso extra.
La última carrera que participé fue la de Nike que fue excelente, pero no para hacer tiempo. Quise participar el domingo en una carrera chica pero tenía otras cosas para hacer. En esta época se rompen un poco las rutinas.
No importa lo ocupado que estés, lo que importa es cuáles son tus prioridades y éstas se pueden cambiar y está bien que tengamos la flexibilidad de hacerlo. En esta época qué es más importante, buscar y comprar el regalo deseado de tu hijo, acompañar a un amigo que está, salir a correr (o el hobby que tengas) para seguir manteniendo tu tiempo minutos por kilometro?. Creo que queda claro. Tal vez algunas veces hemos tomado la decisión incorrecta.
Creo que a esta altura soy más consciente sobre mis prioridades y mi familia está primera. Esta es una opción. Correr menos no significa que sea menos, significa que somos mejores padres/madres/hijos/nietos/amigos. Aceptemos esto y seamos felices con ello.
Te deseo un buen final de año y un mejor comienzo y los mejores deseos de paz, prosperidad junto a tus seres queridos.
Brenda
La autora trabaja con profesionales independientes y pequeños negocios que necesitan ayuda con las tareas administrativas y selección de secretarias, facilitando los procesos para que tengan más tiempo para llevar su empresa al próximo nivel. Tiene experiencia de más de 15 años como Asistente Ejecutiva. Es Licenciada en Psicopedagogía y posee un postgrado en Capacitación y Desarrollo. Brenda está certificada como Asistente Virtual en Bureaured Argentina.
Si quieres saber más sobre la autora ingresa a http:// www.assist-u-online.com.ar
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