Seguimos Ganàndole Tiempo al Tiempo

Seguimos Ganándole Tiempo al Tiempo.

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En mi blog anterior, les contaba algunas puntos sobre cómo ser más productivo y ganarle tiempo al tiempo, entre ellos, organizarnos mejor, aprender a decir que no, acortar las reuniones y reservarnos tiempo sin interrupciones,  se acuerdan, lo han puesto en práctica?   Acá les paso otros tips, algunos de ellos son puestos en prácticas por muchas mujeres multifunción.   El tema es que, tal como pasa con algunos libros de auto ayuda, que en la hoja se muy bien y una dice aha esto me va a ayudar.  Sin embargo cuando tenemos que implementarlo no seguimos las instrucciones, o empezamos a hacerlo una semana y después nos olvidamos.  Algunas teorías dicen que hay que hacerlo 21 días seguidos para que se convierta en un hábito.

Optimizar el tiempo:   Llevar contigo el libro que estás leyendo, el borrador del reporte que tienes que entregar mañana.   Cada vez que estás esperando en una cita médica, o vas en el colectivo o esperas a que salgan los niños del colegio, aprovecha esos  minutos para ponerte al día con una lectura pendiente, leer los mails que siempre dejas para cuando tengas tiempo. Eso si cuando estés con tus hijos dedícale todo el tiempo.

Dirigir la conversación: Algunas veces, mientras trabajamos, siempre hay alguien que se acerca a contarnos algo, o esa reunión con un cliente que se extiende más allá de lo pautado.  Hacer más en menos tiempo es comunicarnos mejor  y de paso optimizar nuestro tiempo.   De manera que tenemos que estar preparados, escuchar cuidadosamente, focalizarnos en el tema y hacer las preguntas apropiadas, para esto puedes llevar una lista de preguntas que requieren respuesta.  Es muy importante tener en mente el objetivo todo el tiempo.

Lectura de e-mails: Todos peleamos a diarios con la cantidad de mails que entran en nuestra bandeja a diario y la cantidad de tiempo que perdemos.  Una opción importante es filtrarlos por color, enviarlos a una carpeta, de manera que en tu bandeja de entrada esté solo lo más importante.  El resto lo podrías leer en otro momento. Acostúmbrate a responderlos en el término de 24h y luego archivarlo o borrarlo.  Otro detalle importante es evitar mezclar mensajes personales con lo del trabajo. Es recomendable separar las cuentas. También, puedes buscar ayuda con una Asistente Virtual, quien te filtrará los mails y te podrá responder otros, ahorrándote tiempo y tranquilidad.

Brenda M Hazan, propietaria de Assist-U-online, trabaja con coaches y profesionales independientes y pequeñas empresas  que necesitan balancear su vida personal y profesional y concentrarse en tareas más productivas que les generen clientes y rentabilidad.

Asistente Virtual: ¿Qué es lo que hace una asistente Virtual?

Asistente Virtual: ¿Qué es lo que hace una asistente Virtual?

Yo soy una asistente virtual (virtual assistant o  VA como le llaman los norteamericanos) y cada vez que  respondo a la pregunta en qué estas trabajando, la pregunta siguiente es ésta, Asistente Virtual? Qué es lo que hace una asistente virtual?

De manera que me veo obligada a cambiar la respuesta y en su lugar, describir brevemente el trabajo que hago para mis clientes. Mis clientes son muy diferentes, así como las tareas que me encargan. Siempre depende del rubro del negocio y por otro lado, yo personalmente puedo ser una secretaria ejecutiva virtual, una asistente personal o una profesional virtual. Virtual, pero soy Real!    Esporádicamente y al principio de la relación,  puedo trabajar  en sus oficinas de manera que me vean como una personal real y afianzar la relación, ya que el concepto de asistencia virtual es relativamente nuevo.

Muy a menudo me preguntan qué es lo que hago y lo que para mí parece obvio no lo es para el resto de los mortales. En Argentina, el teletrabajo es una modalidad bastante nueva  y más aún la asistencia virtual. Por ahora, la mejor forma es contarles el tipo de trabajo que usualmente hago para mis clientes, sin incluir detalles obviamente,  y a partir de allí  escucho el aha! E inmediatamente piensan como  podría ayudarlos en sus negocios.
Entonces, ¿en qué consiste mi trabajo? 

Bueno, tengo un par de clientes a quienes les hago presentaciones en PowerPoint.  Uno de ellos me envía   borradores a mano, o una serie de slides para escoger el texto adecuado. Otro cliente, me envió varios dictámenes y escritos legales para leer y luego a partir de la lectura  armar una presentación.   A otro cliente le hago búsquedas por internet, por ejemplo: búsqueda de proveedores de servicios;  sobre teorías del aprendizaje etc.. A otros,  le hice la traducción de sus CV’s. Como observarás, estos profesionales necesitan  tiempo para manejar su negocio en lugar de estar haciendo tareas administrativas.  Sin contar el costo por hora en dinero de cada uno.

Otro cliente me solicitó la edición y corrección de un documento, adicionando citas bibliográficas. Otro, me pidió si le podía hacer una búsqueda de una secretaria bilingüe, incluyendo todo el proceso desde el aviso en diferentes medios, filtrado de currículos (un montón), entrevistas hasta la selección de una terna.  Además, después de seleccionar a la candidata, me pidiò realizar la primera reuniòn de  inducción y bienvenida. Esta tarea la disfruté muchísimo. Cabe señalar, que debido a que no tengo la estructura de una gran consultora, mis costos son menores y por ende les ahorro dinero a mis clientes.  Tengo un cliente  en la industria textil, a quien le compro los avíos para las prendas que fabrica.

Del grupo certificado en BureauRed, hay VA`s que hacen o les gusta hacer determinadas tareas.  Algunas trabajan con contadores o abogados o se especializan en traducciones legales.  A mí me gusta trabajar con coaches, escritores motivacionales  y consultoras de HHRR y otros profesionales independientes y PYMES.  Ahora estoy capacitándome en social media por toda la onda de las redes sociales, Twitter, LinkedIn, Facebook, Blogs, ya que hay cosas maravillosas que se pueden hacer, ahorrándoles  trabajo y tiempo a mis  clientes.

Por supuesto que hay otros servicios que puedo hacer por mis clientes.   Alguno de ellos me contrata por  cuatro horas, un día a la semana, un par de días para un proyecto chico en particular y otro por 20 horas todos los meses.  Depende de las necesidades del momento del cliente. Esto me fascina porque no todos los días son iguales para mí.

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Brenda Medina-Hazan es la propietaria de Assist-U-online. Con  experiencia de más de 15 años  como Asistente Ejecutiva. Egresada de la Universidad del Salvador, como Licenciada en Psicopedagogía. Además posee un postgrado en Marketing de la Universidad Católica Argentina y un postgrado en Capacitación y Desarrollo de la Universidad de Belgrano. Brenda está certificada como Asistente Virtual en Bureaured Argentina.